Action card for sekretæren

Rolleformål

Sekretæren har ansvaret for at dokumentere krisestabens arbejde og bibeholde et overblik over krisestabens opgaver.

Opgaver ved aktivering

1. Indhent information til brug for situationsbilledet

• Forberede løbende journalisering af situationsbøger, situationsbilleder samt møderreferater

• Forberede præsentation af situationsbilledet

  • Hvis det er muligt, bistå om nødvendigt med indretning af krisestabens mødelokale til brug for præsentation og øvrigt arbejde (whiteboards, AV-udstyr med videre)

Opgaver ved første møde

2. Præsenter situationsbilledet for krisestaben

• Hvad er der sket, hvor mange er involveret, hvornår, skadesomfang med videre

3. Rolle

• Før referat over krisestabens møde

  • Noter alle beslutninger, handlinger samt undladelser

  • Skriv referatet i et simpelt, klart og tydeligt sprog

Opgaver ved efterfølgende møder

4. Opfølgende møder

• Opdater situationsbilledet til efterfølgende møder

  • Det hidtidige situationsbillede journaliseres

• Præsenter eventuelle ændringer i situationsbilledet for krisestaben